Deutsche Büros nehmen langsam Abschied von Papier und Aktenordner

Cloud statt Aktenablage, Messenger statt Brief oder Fax: Wo digital gearbeitet wird, braucht es weniger Papier. So auch bei knapp drei Vierteln der deutschen Unternehmen (72 Prozent): 3 von 10 nutzen heute deutlich weniger Papier als noch vor fünf Jahren (32 Prozent), 4 von 10 nutzen immerhin etwas weniger (40 Prozent). Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Befragung zur Digitalisierung deutscher Büros im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, die unter 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland durchgeführt wurde (mehr dazu hier).

Insgesamt ist der Fortschritt bei der Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse allerdings bescheiden: Während jedes neunte Unternehmen sich hierbei an der Spitze sieht (11 Prozent) und ein Drittel sich als Vorreiter wahrnimmt (37 Prozent), versteht sich immer noch knapp die Hälfte als Nachzügler (49 Prozent). 1 Prozent der Unternehmen gibt sogar an, den Anschluss bei der Digitalisierung verpasst zu haben.

Weniger Aktenordner

Ein erkennbarer Schritt in Richtung digitalisierter Büros ist jedoch die rückläufige Zahl der Aktenordner: Über die Hälfte der Unternehmen hat heute weniger Aktenordner in den Büros stehen als noch vor fünf Jahren (57 Prozent). Immerhin jedes fünfte Unternehmen nutzt sehr viel weniger (20 Prozent), etwa ein Drittel eher weniger (37 Prozent) – ebenfalls ein Drittel hat allerdings unverändert viele Ordner im Regal stehen (34 Prozent). Nur 4 Prozent haben mehr Ordner angeschafft, und lediglich jedes hundertste Unternehmen hat die Anzahl der Aktenordner stark erhöht (1 Prozent).

Nachhaltigkeit und Einsparungen treiben Digitalisierung

Fast alle Unternehmen digitalisieren Prozesse, um nachhaltiger zu werden (94 Prozent), 9 von 10 möchten auf diese Weise Kosten sparen (92 Prozent). Drei Viertel haben das Ziel, effizienter und transparenter zu arbeiten (77 Prozent), fast ebenso viele wollen ihre Beschäftigten durch Digitalisierungsmaßnahmen entlasten (74 Prozent). Digitalisierung steigert aber auch Kundennähe und Wettbewerbsfähigkeit: Knapp 9 von 10 Unternehmen wollen durch die Digitalisierung den Anforderungen ihrer Kundinnen und Kunden besser gerecht werden (88 Prozent), 85 Prozent möchten ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten oder steigern. Außerdem nutzen je rund 7 von 10 Unternehmen die Digitalisierung, um sich gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren (74 Prozent) oder dem Fachkräftemangel zu begegnen (65 Prozent).

Ob die Potenziale der Digitalisierung tatsächlich ausgeschöpft werden, hängt dabei massgeblich von der Führungsriege ab. Lediglich 58 Prozent der Unternehmen sind der Meinung, ihr Management verfüge über die nötige Digitalkompetenz, um die Digitalisierung voranzutreiben.

In der Kommunikation setzen sich Messenger und Portale durch

Auch bei der internen und externen Kommunikation geht der Trend weg vom Papier – stattdessen setzen die Unternehmen auf Messenger, Portale und Kollaborationstools. Brief und Fax befinden sich dagegen weiterhin auf dem absteigenden Ast: Nur noch etwas über ein Drittel der Unternehmen nutzt sehr häufig oder häufig Briefpost (39 Prozent), beim Fax trifft dies nur noch auf ein knappes Fünftel zu (18 Prozent). Wie schon im Vorjahr nutzt dagegen praktisch jedes Unternehmen sehr häufig oder häufig E-Mails (100 Prozent), ebenfalls fast alle kommunizieren regelmäßig per Smartphone (94 Prozent). Fast gleichauf befindet sich noch das klassische Festnetz-Telefon (93 Prozent), gefolgt von Videokonferenzen, die inzwischen von zwei Dritteln der Unternehmen regelmäßig genutzt werden (67 Prozent).

Vor allem Messenger-Dienste haben an Beliebtheit gewonnen: Sie werden ebenfalls von zwei Dritteln sehr häufig oder häufig für die interne oder externe Kommunikation eingesetzt (66 Prozent, 2024: 61 Prozent). Außerdem im Kommen sind Kunden- oder Mitarbeiter-Portale mit 53 Prozent gegenüber 47 Prozent in 2024. Etwa die Hälfte der Unternehmen setzt zudem regelmäßig Textchats bzw. Kollaborationstools ein (48 Prozent), gefolgt von den sozialen Medien, die über ein Drittel sehr häufig oder häufig zur Kommunikation nutzt (36 Prozent).

KI-Einsatz in deutschen Büros zögerlich

KI wird in deutschen Büros erst selten eingesetzt. Am weitesten verbreitet sind KI-Lösungen bisher für die automatisierte Verarbeitung von E-Mails – zu diesem Zweck kommen sie in jedem fünften Unternehmen zum Einsatz (20 Prozent). Zur automatischen Erkennung von Fehlern in der Buchhaltung wird KI in jedem sechsten Unternehmen eingesetzt (17 Prozent). Bei 6 Prozent der Unternehmen unterstützt KI in der Erstellung von Präsentationen, 3 Prozent nutzen sie zur Generierung automatischer Meeting-Protokolle. Bei der Programmierung oder in der Prozessoptimierung mittels Predictive Analytics ist der KI-Einsatz hingegen noch kaum verbreitet – in diesen Bereichen findet sie lediglich bei je 2 Prozent der Unternehmen Anwendung.

Für die eher zögerliche Annahme der Künstlichen Intelligenz in den deutschen Büros gibt es laut dem Digitalverband Bitkom verschiedene Gründe. So stösst die Technologie auf Widerstand in der Belegschaft: Gut die Hälfte der Unternehmen nimmt seine Beschäftigten einem KI-Einsatz gegenüber als skeptisch wahr (53 Prozent). Drei Viertel der Unternehmen warten zudem erst einmal ab, welche Erfahrungen andere dabei machen (75 Prozent). Darüber hinaus wird auch der erwartete Nutzen kritisch gesehen: Denn die Hälfte glaubt, der Einsatz von KI in den Geschäfts- und Verwaltungsprozessen lohne sich nicht (50 Prozent).