„Mit der Veröffentlichung wollen wir Entscheider inspirieren, sich mit dem Thema DMS ausführlich auseinanderzusetzen“, sagt Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales & Vertrieb bei ecoDMS. „Hintergrund dafür ist, dass KMU bei ihren Optimierungsanstrengungen häufig verwaltende Bereiche nicht berücksichtigen und viel Potenzial verschenken.“ Dabei will ecoDMS auch mit den Vorurteilen aufräumen, dass DMS mehrere Tausend Euro kosten, nur für große Konzerne geeignet sind und deren Einführung mehrere Wochen, wenn nicht gar Monate dauert. Um dies zu erreichen, zeigen die IT-Experten auf, inwieweit ein DMS eine solide Basis bildet, um papierbasierte Abläufe durch digitale zu ersetzen und von erfolgsentscheidenden Vorteilen zu profitieren. Dazu zählen eine Zeit- und Kostenersparnis, standortunabhängiges Arbeiten, Einhaltung von Fristen, unmittelbare Auskunftsfähigkeit sowie eine höhere Transparenz.
Vertiefend erfahren Leser des White Papers, was die Komponenten Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren sowie Bereitstellen von Inhalten bedeuten und welche Funktionen ein DMS dafür bereithält. Die Verfasser von ecoDMS erläutern, auf welche Weise Anwender gesetzliche Vorgaben wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) mithilfe eines solchen Systems ohne großen Aufwand einhalten können. Wer aufgrund dessen Interesse an einem DMS gewonnen hat, erhält übersichtlich wichtige Kriterien zur Auswahl einer passenden Lösung. Die Spanne reicht von GoBD-/DSGVO-Konformität über Schnittstellen zu im Unternehmen bereits eingesetzter Software und führt bis hin zu intuitiver Bedienbarkeit und Anpassbarkeit der Benutzeroberfläche. Der Support spielt ebenfalls eine bedeutende Rolle. Fünf Erfolgsfaktoren und Beschreibungen, wie sich Prozesseffizienz mit Workflows erreichen lässt, ergänzen die Erläuterungen.
Das White Paper umfasst 14 Seiten, ist kostenlos und kann hier als PDF heruntergeladen werden.