«Events werden für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) ein immer wichtigerer Informationskanal zu den Kunden und Mitarbeitenden, um ihre Botschaften und Ziele zu kommunizieren.» So lautet das Fazit von Laurence Kissling, welche einen praxisnahen Leitfaden zur Organisation von KMU-Events unter besonderer Berücksichtigung der Schweizer Gegebenheiten verfasst hat. Dieses Dossier ist Teil einer Reihe, herausgegeben von Miss Moneypenny, der Schweizer Fachzeitschrift für Office Managerinnen und Assistentinnen. Events sind gemäss Laurence Kissling ein wichtiges und nicht ganz kostengünstiges Marketinginstrument. Ausgebildete Eventmanager oder ein Budget für eine externe Agentur seien gerade in KMU selten. Anlässe würden sich dadurch auszeichnen, dass sie sich nicht wiederholen beziehungsweise korrigieren lassen. Ausserdem sei die Wahrnehmung der Gäste subjektiv. Die Kultur- und Eventmanagerin rät deshalb, bei der Planung sehr strukturiert vorzugehen.
Die Planungsschritte im Überblick
– Projektteam zusammenstellen und Verantwortlichkeiten bestimmen
– Veranstaltungsart klären
– Budgetrahmen festlegen
– Termin recherchieren, Gästezahl berechnen
– Eventziel, Inhalte und Inszenierung definieren
– Projektplan erstellen, laufend aktualisieren
– Rahmenprogramm bestimmen/buchen
– evtl. Bewilligungen einholen
– nötige Technik und Infrastruktur klären
– Veranstaltungsort und Catering auswählen
– Dokumentationsart(en) definieren und Umsetzung planen
– evtl. Aufträge an Dritte vergeben
– Kommunikation planen und Einladung versenden
– Regiepläne erstellen und Personaleinteilung machen
– Anzahlungen leisten
– Event stemmen
– Dankeschön an Gäste schicken
– Rechnungen bezahlen
– Nachbearbeitung und Auswertung erledigen
haptik.ch wird das Thema Eventorganisation im 2019 mit konkreten Beispielen aus der Branche vertiefen.
Quelle: Laurence Kissling. «KMU-Events organisieren». Miss Moneypenny Dossier Nr. 12. Alma Medien AG.
Zu bestellen für CHF 23.– auf www.missmoneypenny.ch/angebote