Mitarbeitende setzen weiterhin auf gedruckte Dokumente

Der Studie zufolge bleibt das papierlose Büro weiterhin Zukunftsmusik. Danach befragt, antworteten 67 Prozent der Befragten, dass es rein digitale Büros vorerst nicht geben wird. Drucken hat weiterhin eine Berechtigung in Unternehmen (63 Prozent). Dabei ist es nebensächlich, ob Mitarbeiter direkt im Büro arbeiten oder im Home-Office: Insgesamt 58 Prozent drucken regelmäßig – fast jeder Zweite mehrmals täglich (47 Prozent), gut ein Viertel der Befragten (28 Prozent) geben an, mehrmals pro Woche zu drucken. Dabei handelt es sich aber mehrheitlich nicht um Schriftstücke, die für den Unternehmensablauf notwendig sind – wie Bestellungen oder klassische Korrespondenz. Vielmehr werden Informationsmaterial (35 Prozent) oder Dokumente, mit denen sich Mitarbeiter auf ihre Arbeit vorbereiten (42 Prozent), gedruckt. Ebenso hoch ist der Anteil von rechtlichen Dokumenten oder Verträgen, die auch zu Archivierungszwecken ausgedruckt werden (jeweils 35 Prozent).

Parallel dazu setzen Unternehmen auf Multifunktionsgeräte, um Arbeitsabläufe zu verschlanken und zu automatisieren. Gefragt sind Geräte mit integrierten, leistungsstarken Scannern sowie die einfache und flexible Anbindung an Workflow- und Dokumentenmanagementsysteme. Immerhin 70 Prozent der Mitarbeiter scannen regelmäßig Dokumente ein oder nutzen das Gerät als Kopierer (68 Prozent). Durchaus überraschendes Ergebnis der Studie: Jeder Fünfte der Befragten (21 Prozent) setzt die Multifunktionsgeräte noch immer zum Faxen ein. Im Vordergrund steht aber mittlerweile die Digitalisierung und effiziente Weiterverarbeitung von Dokumenten. Zeitintensive, manuelle Prozesse können so automatisiert werden. Vor allem jüngere Nutzer (37 Prozent) geben ein effizientes Workflowmanagement als eine der wesentlichen Funktionen modernster Drucker an.

Eine zunehmend wichtigere Rolle bei der Kaufentscheidung für Drucker und Multifunktionsgeräte spielt zudem das Thema Nachhaltigkeit. 56 Prozent der Befragten sprechen sich dafür aus. Jeder zweite Studienteilnehmer (54 Prozent) wünscht sich ein noch stärkeres Engagement für die Umwelt. Hier können Drucker-Hersteller mit Programmen zum Recycling von Toner-Kartuschen und Tinten-Patronen oder der Wiederaufbereitung von Kunststoffen punkten.

«Auch im digitalen Zeitalter haben Drucker und ausgedruckte Dokumente weiterhin eine klare Berechtigung. Mitarbeiter nutzen gedruckte Dokumente, um ihre Arbeit besser zu erledigen, sich besser auf Meetings vorzubereiten oder um Informationen schneller zur Hand zu haben», sagt Helge Alter, Country Category Manager Printing, Germany & Austria bei HP. «Zudem schätzen sie den Wert von leistungsstarken Multifunktionsgeräten, die ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten dank Funktionen wie Scannen und Kopieren egal ob im Büro oder Home-Office. Die Einbindung der Multifunktionsgeräte in ein effektives Workflowmanagement schlägt die Brücke zwischen papierbasierten und digitalen Prozessen – eine wesentliche Voraussetzung für eine hybride Arbeitswelt. Der Drucker wird dabei zum Eingangstor für die digitale Welt und ermöglicht Mitarbeitern von überall auf Dokumente zugreifen zu können und so ihre Arbeit deutlich effizienter zu gestalten.»