Viele Gründe für eine externe Archivierung
Zugegeben, Archivfragen stehen meist nicht zuoberst auf der Prioritätenliste einer Geschäftsleitung. Doch akute Situationen können plötzlich auftreten und der Zeitverlust durch unnötige Sucherei ist erheblich. Daher sollten sich Unternehmen frühzeitig mit diesem Thema auseinandersetzen und die Archivierung optimal in die Prozessabläufe einbauen. Dies spart Zeit und Geld. Nehmen wir das Beispiel eines mittleren Unternehmens, das seine Akten in den Büroräumlichkeiten lagert. Da kommen während der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht locker einige hundert Ordner zusammen, die den Raumbedarf von mehreren Arbeitsplätzen besetzen. Hier drängt sich eine externe Archivierung schon aus Kostengründen auf. Zudem ist die Sicherheit von herkömmlichen firmeneigenen Papierarchiven schwierig zu gewährleisten. Wie ist der Schutz vor Elementarschäden? Haben wirklich nur die berechtigten Personen Zugriff auf Verträge, Belege und Mitarbeiterdaten?
Die digitale Transformation beginnt beim Archiv
Heute sind viele Dokumente bereits elektronisch vorhanden. Sie können somit ganz einfach in unveränderbare PDF/A umgewandelt und so direkt archiviert werden. Zur Effizienzsteigerung sollten auch Papierbelege zurückliegender Geschäftsjahre gescannt und ebenfalls im elektronischen Archiv abgelegt werden. Mit Zugriffsberechtigungen können Nutzer die Dokumente von jedem Gerät aus jederzeit und ortsunabhängig abrufen. Eine clevere Onlineverwaltung und Indexierung helfen beim schnellen Finden. Der Nutzen eines digitalen Archivs leuchtet somit sofort ein.
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Bekannt für ihre flexiblen und umfassenden Dienstleistungen ist das Schweizer Unternehmen Biella SimplyFind. Seit der Erfindung ihres legendären Bundesordners® vor über 100 Jahren gilt die Biella Gruppe als der Schweizer Archivierungsspezialist schlechthin. Die Experten von Biella SimplyFind haben bereits unzählige Firmen – vom Kleinbetrieb bis zum Konzern – sowie zahlreiche Branchenverbände und Verwaltungen beim Aufbau eines externen physischen oder digitalen Archivs unterstützt. Biella SimplyFind deckt alles ab, was Unternehmen heute für die effiziente Kombination der physischen und digitalen Archivierung benötigen und begleitet die Kunden durch den Archivierungsprozess. Ein übersichtliches Online-Verwaltungstool mit semantischer Suche lässt alle Dokumente ganz einfach finden. Ohne neue teure Software anzuschaffen, können Kunden damit jederzeit auf ihre physischen und digitalen Dokumente zugreifen.
Optimale Sicherheit durch 100% schweizerische Lösung
Biella SimplyFind ist der einzige Archivdienstleister, der als rundum helvetisches Unternehmen die ganze Dienstleistungskette an analogen und digitalen Archivierungslösungen anbietet. Neben der Aufbewahrung der Ordner im sicheren Archiv, setzt sie auch mit innovativen digitalen Lösungen Massstäbe.
Biella SimplyFind AG
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