Themen rund um die digitale Transformation sind gerade omnipräsent – logisch, dass da auch der Bedarf an passenden Lösungen immer weiter zunimmt. Noch immer scheint aber der erste Schritt in Richtung Digitalisierung verschiedene Hürden und Herausforderungen mit sich zu bringen. Das kann, muss aber nicht so sein! Darum wurde Anfang März 2023 mit ‘einfachsimply.ch’ ein digitales Dokumentenmanagement im Deutschschweizer Raum gelauncht.
Überfülltes Pult vs. Clean Desk – für zwei bis 10 Mitarbeitende
Hinter einfachsimply steckt die simplyfile AG – eine Tochterfirma der Pius Schäfler AG und eine der top M-Files-Partnerinnen weltweit. Jahrelange Erfahrung resultiert nun in einer digitalen Dokumentenorganisation für Unternehmen mit ungefähr zwei bis zehn Mitarbeitenden im Büro. «Die Pius Schäfler-Gruppe als stark verankertes Unternehmen in der Ostschweiz hat einen grossen Fokus auch auf kleinere und mittlere Unternehmen. Mit unserem neuen Angebot unter ‘einfachsimply.ch’ haben wir nun auch für dieses Kundensegment eine hoch attraktive Lösung zur Hand», erklärt Patrick Ammann, CEO und Inhaber der Pius Schäfler Gruppe.
Es sind nämlich genau die Unternehmen, die so ein digitales Dokumentenmanagement zwar unbedingt benötigen würden, für zeit- und kostenintensive Projekte aber zu wenig Ressourcen haben. Statt Papierstapeln auf den Bürotischen, überquellende Ordner im Aktenschrank und Dokumentendschungel auf dem Desktop, erwartet Kundinnen und Kunden mit einfachsimply plötzlich ein «Clean Desk». Und ganz nebenbei reduziert sich die tägliche Suche nach Dokumenten von 25 auf 5 Minuten! «Also genau das, was KMU's wirklich wollen», so Geschäftsführer und Business Consultant Urs Kälin.
einfachsimply, einfach genial!
Um einfachsimply zu nutzen, braucht es nicht mehr als ein funktionstüchtiges Gerät und eine intakte Internetverbindung. Einfach simply, eben! Dafür bringt das digitale Dokumentenmanagement ganz schön viele Vorteile mit sich: Mittels der integrierten Volltextsuche werden Treffer in den Dokumenten und in den Metadaten geliefert. Unter anderem hat einfachsimply einen schlauen Helfer an Bord, das mit künstlicher Intelligenz die Handhabung noch einfacher macht. Sämtliche Dokumente im System werden ausserdem revisionskonform abgelegt. Gehostet wird einfachsimply zu 100% in einem Schweizer Rechenzentrum.
Kundinnen und Kunden können sich zwischen drei Abo-Modellen entscheiden, die sich lediglich bei der Kündigungsfrist (und somit beim Preis) unterscheiden. Ausserdem haben sie die Möglichkeit, jederzeit diverse Zusatzoptionen dazuzubuchen und einfachsimply so optimal in bestehende Prozesse zu integrieren. «Uns war es wichtig, alle Unternehmen auf dem digitalen Weg mitnehmen zu können. Mit dem ‘Out-of-the-Box-Gedanken’ erhalten unsere Kunden eine skalierbare und finanziell tragbare Datenmanagementlösung ohne Initialkosten. Auf unserer Webseite einfachsimply.ch kann man simpel eine Online-Demo buchen und sich das System live im Einsatz zeigen lassen – es lohnt sich», so Ammann.
Stetige Weiterentwicklung
Positive Erfahrungen mit einfachsimply durfte FLAGA Suisse GmbH sammeln: «M-Files ist für jeden Mitarbeiter einfach und übersichtlich bedienbar. Dies ermöglicht uns verschiedene Bereiche und Prozesse abzudecken.» Die FLAGA Suisse GmbH gehört europaweit zum grössten Flüssiggasanbieter für Propangas in Flaschen und Tanks. Das Produkt begleitet Unternehmen also bereits erfolgreich auf ihrem Weg Richtung digitale Zukunft, wird aber stetig weiterentwickelt: So sind zukünftig ergänzende Funktionen in den Bereichen Customer-Relationship-Management, Enterprise-Resource-Planning oder in der Buchhaltung geplant. «Aktuell ist das aber noch Zukunftsmusik», erklärt Product Ownerin Kelly Ann Kuster abschliessend.
Mehr Infos: www.einfachsimply.ch